Rechnungen per Mail automatisch ins ecoDMS und mit ecoWorkflow Ablauf automatisieren

In diesem kurzen Beitrag zeige ich, wie man ohne Programmierkenntnisse und ohne viel Aufwand PDF-Anhänge von E-Mails automatisiert ins DMS ablegen und weiterverarbeiten kann, anhand von Rechnungs-Mails mit PDF Anhang.

E-Mailempfang leicht gemacht mit Thunderbird

Thunderbird ist ein Open-Source Projekt, u.a. zum Empfang von E-Mails. Nachdem man das Programm installiert und es zum Empfang des Postfachs mit den Rechnungs-Mails eingerichtet hat, muß es nur noch um die Erweiterung FiltaQuilla ergänzt und konfiguriert werden.

Thunderbird Anhänge automatisch abspeichern

Danach erstellt man nur noch ein entsprechenden Filter und schon landen die PDFs im Eingangsordner von ecoDMS. In meinem Beispiel werden die Mails danach einfach gelöscht.

Eine neue Regel zum automatischen speichern erstellen

ecoWORKZ

Mit ecoWORKZ, einer ecoDMS-Erweiterung, wird der Ablauf „zu buchen“ ausgelöst.

Nun können die Dokumente individuell weiterverarbeitet werden.


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