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Mit kostenloser Software erfolgreich ein Antiquariat führen

Viele Antiquare meinen, sie müssten auf gute Software für den Versandhandel verzichten, weil mit dieser keine qualifizierte Titelaufnahme möglich sei und bibliographische Features fehlen würden, siehe z.B. Teurer, komplizierter, ausschließlich mit Nachteilen behaftet, dort den Kommentar von Otto W. Plocher 10.01.2019 17:01h. Dies ist schlicht falsch!

Backup der Daten von wichtigen Anwendungen

Anhand von Lexware wird hier beschrieben, wie man eine Sicherung umsetzt und jederzeit im Schadensfall auf sie zurückgreifen kann.

Erst mit den Versionen pro und premium der Lexware-Buchhaltung können Daten mit externer Software gesichert werden. Für den üblichen Sortimenter reicht die Versionen plus mit dem Online-Banking-Modul.

Beim Beenden bietet das Programm die Funktion „Datensicherung und Programm beenden“ an. Es empfiehlt sich, dies auch immer auszuwählen.

In seinen eigenen Dateien hat man zuvor einen Ordner Backup mit einem Unterordner Lexware angelegt, in dem das Backup abgelegt wird. Da die Daten von Lexware Buchhaltung in der Regel wichtiger sind als ein Brief, sollte das Backup sofort vom eigenem PC sicher weggespeichert werden, um im Schadensfall auf der sicheren Seite zu sein. Dafür empfiehlt sich eine kleine BAT-Datei mit den Funktionen: Netzlaufwerk verbinden, Sicherung durchführen, Netzlaufwerk trennen.

@echo on
cls
echo Verbinde Netzlaufwerk für Backup
echo.
net use B: \\192.168.178.35\Lexware /user:Name Paßwort
echo.
echo Verbindung erfolgreich

"C:\Program Files\Personal Backup 5\Persbackup.exe" "C:\Users\jf\Documents\PersBackup\Lexware-Sicherung.buj" /f /h /prompt:delay 

echo Trenne Netzlaufwerk für Backup ohne Nachfrage
echo.
net use b: /delete /yes
echo.
echo Verbindung erfolgreich getrennt

Die Sicherung nimmt das Programm PersonalBackup vor, welches im Artikel Sicherung eines PC vorgestellt wurde.

Somit kann auch auf die zusätzliche und kostenpflichtige Onlinesicherung bei Lexware verzichtet werden. Stattdessen wird von dem Backup-Ordner gemeinsam mit den anderen auf einem externen Datenträger gesichert, der dann z. B. in einem Bankschließfach eingeschlossen wird.

Nach der Sicherung wird sofort die Verbindung zum Sicherungsort getrennt, um Schadsoftware den Zugriff zum Backup zu verweigern.

Kein Backup, kein Mitleid

Schadprogramme wie Emotet werden über Spam-Kampagnen verteilt und stellen akute Bedrohungen für Unternehmen, Behörden und Privatanwender dar. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zählt hier Punkte auf, die man tun bzw. unterlassen sollte. Einer der wichtigsten Punkte: Datensicherung! Denn hat trotz Virenschutz ein Erpressertrojaner zugeschlagen: Mit Backup kein Lösegeld. Sollten Sie kein Backup haben, fangen Sie jetzt damit an! Der erste Schritt wäre eine Kopie des Ordners Eigene Dateien auf eine externe Festplatte. Denn selbst ein schlechtes Backup ist besser als keins.

Automatisierte Speicherung von Eingangsrechnungen

Dokumentenmanagement-System

Zur Aufbewahrung und Verwaltung digitaler und ursprünglich papiergebundener Schriftstücke werden heute fast ausschließlich nur noch Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt. Eine leistungsstarke, einfach zu bedienende und preislich — 69,- Euro / gleichzeitige Verbindung(en) — attraktive Lösung ist ecoDMS Archiv, ein System für jedermann. Mit dem Archiv werden Rechnungen & Co. revisionskonform elektronisch aufbewahrt; auf die papiergebundene Archivierung kann fast vollständig verzichtet werden.

Newsletterflut besser bearbeiten

Aufgabe / Ausgangslage

Wir bekommen zahlreiche Werbemails von Verlagen mit Titelvorstellungen und Neuankündigungen. Das ist gut so. In Laufe der Jahre treffen diese oft doppelt ein, weil mehrere E-Mail-Adressen der Firma in den Verteilern stehen. Dies belastet die Mail- und Archivierungssysteme unnötig. Dann gibt es Newsletter, die von allen zur Kenntnis genommen werden sollten, aber nur an einen Empfänger gesendet werden.

Migration eines bitfarm Archivs nach ecoDMS

Ein Archiv mit ca. 10.000 Dokumenten wurde in ein ecoDMS überführt. Nachdem mit dem Vorlagen-Designer die Klassifizierungsvorlagen erstellt wurden, konnten die Dokumente automatisch klassifiziert und archiviert werden.

Dabei wurde die Dokumente ins neue Archiv übernommen unter Beachtung der Dokumentenart und der Aufbewahrungsfristen.

Weitere Arbeiten waren die Vergabe von Zugriffsrechten, das Erstellen von Workflows und die Einrichtung des Backups.