invoicefetcher und Lexware buchhaltung – eine gute Kombination

invoicefetch besucht automatisch oder nach Aufforderung Portale, sammelt Rechnungen ein und stellt sie zentral zur Verfügung. Dafür entwickelt und betreibt der deutsche Dienst Konnektoren, Automatismen und Schnittstellen.

Derzeit werden von mehr als 900 Portale Belege abgeholt. Die Top 25 sind laut Dienstleister: Amazon und Amazon Business (Einkaufsrechnungen), Amazon Seller Central (Gebührenrechnungen), Adobe, DHL Geschäftskundenportal, DHL MyBill, DHL e-Billing hub, UPS, Deutsche Telekom, Vodafone, O2, 1und1, Microsoft Office 365, Congstar, Mollie, winSim, Upwork, Envato, Sipgate, easybill, SendGrid, Payone, Lekkerland24, HP Instant Ink, Dropscan, LinkedIn.

Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, leitet man entweder regelgesteuert auf dem Mailserver oder im Mail-Programm an *@invoicefetcher.email weiter oder lässt sie gleich dorthin versenden. Rechnungen die keine PDF Anlage haben, macht invoicefetcher direkt zu einem PDF. Die weitergeleiteten Mails hebt der Dienst dauerhaft auf.

Belege automatisch für die Verbuchung auf dem PC laden

invoicefetcher kann automatisch die Belege auf dem eigenen SFTP-Server ablegen und dokumentieren. Dieser Prozess läuft alle 30 Minuten automatisch.

Zum Ende des Jahres 2021 sollen noch eine direkte Anbindungen an Nextcloud, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google GDrive und BOX geben.

Um die Belege automatisch vom Server zum PC zu übertragen nutzt man am besten das Programm WinSCP (kostenlos).

Nachdem die Sitzung zum Server angelegt wurde, wird der Sitzungs-Code erstellt.

Der Code wird in die Zwischenablage kopiert und in ein Texteditor eingefügt. # Eigener Befehl 1 und # Eigener Befehl 2 wird ersetzt mit:

get /eigener Pfad/invoicefetcher2Belegeingang/*.pdf B:\eigenes Verzeichnis\RechnungsEingang\rm /eigener Pfad/invoicefetcher2Belegeingang/*.pdf 

Mit get /eigener Pfad /*.pdf werden alle Belege abgeholt und mit rm werden alle Belege auf dem Server nach dem Download gelöscht.

Entweder packt man die Befehlszeile in eine Batch-Datei und ruft sie manuell nach Bedarf auf, oder erstellt eine Aufgabe in der Computerverwaltung und läßt sich einmal am Tag alle neuen Belege übertragen.

Verbuchung in Lexware buchhaltung mit Belegbild

Mit Hilfe der zuvor angelegten Buchungsvorlagen ist die Verbuchung schnell erledigt.

Wenn die Belege kreditorisch verbucht werden, können die Rechnungen (automatisch mit Skontoabzug) mit dem Online-Banking-Modul von Lexware bezahlt werden.

Wer die Belege parallel in ein DMS schieben möchte, wählt einen anderen Ordner für den Download und verteilt mit einem kleinen Powershell-Script die Dateien. Einmal in den Ordner zum Verbuchen für Lexware und einmal in den überwachten Ordner des DMS zur Archivierung.

Copy-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* C:\derPfadzumOrdner\Rechnungen2Buchhaltung\Move-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* F:\ecoDMS\workdir\scaninput

Fazit

Der besondere Vorteil aus der Kombination von invoicefetcher und Lexware buchhaltung ist, dass keine Belege vergessen werden und keine Zeit aufgewendet werden muss, um diese mühevoll abzuholen.

Mit den Buchungsvorlagen in Lexware buchhaltung können Belege schnell verbucht werden. Mit dem Onlinebanking-Modul von Lexware kann die Zahlung vorgenommen werden, eine weitere Bankingsoftware ist nicht nötig.

Sie arbeiten mit Lexware buchhaltung und invoicefetcher effizienter und können viele Arbeitsschritte einsparen.