Automatisierte Speicherung von Eingangsrechnungen

Dokumentenmanagement-System

Zur Auf­be­wah­rung und Ver­wal­tung digi­ta­ler und ursprüng­lich papier­ge­bun­de­ner Schrift­stü­cke wer­den heu­te fast aus­schließ­lich nur noch Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­me ein­ge­setzt. Eine leis­tungs­star­ke, ein­fach zu bedie­nen­de und preis­lich — 69,- Euro / gleich­zei­ti­ge Verbindung(en) — attrak­ti­ve Lösung ist ecoDMS Archiv, ein Sys­tem für jeder­mann. Mit dem Archiv wer­den Rech­nun­gen & Co. revi­si­ons­kon­form elek­tro­nisch auf­be­wahrt; auf die papier­ge­bun­de­ne Archi­vie­rung kann fast voll­stän­dig ver­zich­tet wer­den.

Um Doku­men­te wie­der­zu­fin­den, wer­den die­se klas­si­fi­ziert. Dies kann bei guter Vor­la­ge mit wenig Auf­wand über die inte­grier­te opti­sche Zei­chen­er­ken­nung auto­ma­tisch erfol­gen. Mög­lich macht dies ein leicht zu bedie­nen­der Vor­la­gen­de­si­gner.

Dokumente scannen

Rech­nun­gen, die in Papier­form ein­tref­fen, wer­den mit dem leis­tungs­star­ken und kos­ten­frei­en Werk­zeug NAPS2 gescannt. Mit Doku­men­ten­scan­nern mit auto­ma­ti­schem Papier­ein­zug, die meh­re­re (Dop­pel-) Sei­ten bear­bei­ten kön­nen, bewäl­tigt man in kür­zes­ter Zeit auch grö­ße­re Men­gen Papier.

Automatischer Import von Rechnungen

ecoDMS hat einen soge­nann­ten Sca­nin­put-Ord­ner, alle dort befind­li­chen Doku­men­te wer­den von dem DMS auf­ge­nom­men. Auch ver­fügt das Sys­tem über die übli­chen Erwei­te­run­gen für Out­look und Thun­der­bird. Dies ermög­licht zwar eine beque­me Hand­ha­bung, aber eine auto­ma­ti­sche Über­ga­be ins Archiv ist dies nur zum Teil, da Rech­nun­gen, die per E‑Mail-Anhang ein­tref­fen, manu­ell mit eini­gen Maus­klicks in den über­wach­ten Ord­ner abge­legt wer­den müs­sen oder über die Erwei­te­run­gen ins Archiv gelan­gen. Dies kann auto­ma­ti­siert wer­den.

Automatische Speicherung von E‑Mail-Dateianhängen

Zunächst wird ein E‑Mail-Post­fach ein­ge­rich­tet, das alle Mails mit Anhang für das Archiv emp­fängt. Sinn­voll ist es, eine Adres­se ein­zu­rich­ten, die schwer für Spam erreich­bar ist (dms34rdf98@). An das Post­fach wer­den dann mit­tels Fil­ter­re­geln die ent­spre­chen­den Mails wei­ter­ge­lei­tet.

Vie­le Lie­fe­ran­ten kön­nen nur mit einer Kun­den-Email­adres­se kom­mu­ni­zie­ren, so daß die Vor­ge­hens­wei­se mit Fil­te­rung ein­zel­ner E‑Mails die bes­se­re Lösung ist, statt zu ver­su­chen, sich alle Mails mit Rech­nungs­an­hang gleich an dms34rdf98@ schi­cken zu las­sen.

Automatische Dokumentenverarbeitung

Die Rech­nungs­do­ku­men­te wer­den bei Falk­Me­di­en im DMS abge­legt und zusätz­lich an den Buchungs­satz ange­hängt. Dies hat u.a. den Vor­teil, daß Steu­er­be­ra­tung und ‑prü­fung effek­ti­ver arbei­ten kön­nen.

Nach­dem die Doku­men­te per E‑Mail oder per Doku­men­ten­scan­ner lokal im Netz­werk im Ord­ner Rech­nungs­Ein­gang gespei­chert wur­den, wird mit­tels zwei Befeh­len die Datei in den Ord­ner Rechnungen2Buchhaltung kopiert und danach in den sca­nin­put-Ord­ner des DMS ver­scho­ben.

Copy-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* C:\derPfadzumOrdner\Rechnungen2Buchhaltung\
Move-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* F:\ecoDMS\workdir\scaninput

Der Para­me­ter ‑fil­ter *.pdf sorgt dafür, daß nur PDFs kopiert und ver­scho­ben wer­den. Wenn die zwei Befeh­le in einer Power­Shell-Script-Datei ste­hen und die­ses wie das Script E‑Mail-Anhang-Spei­chern über die Auf­ga­ben­pla­nung regel­mä­ßig auf­ge­ru­fen wird, kom­men die Rech­nungs­do­ku­men­te auto­ma­tisch an ihren Bestim­mungs­ort.

Das DMS klas­si­fi­ziert nun anhand der Vor­la­ge das Doku­ment und legt es revi­si­ons­kon­form ab. Die Buch­hal­tung impor­tiert die Doku­men­te in die Buch­hal­tungs­soft­ware und löscht den Ord­ner­in­halt, was mit einer klei­nen Batch­da­tei auf dem Desk­top mit den zwei Zei­len:

del "C:\PfadzumOrdner*.pdf"

wie­der­um schnell geht.