invoicefetcher und Lexware buchhaltung – eine gute Kombination

invoice­fetch besucht auto­ma­tisch oder nach Auf­for­de­rung Por­ta­le, sam­melt Rech­nun­gen ein und stellt sie zen­tral zur Ver­fü­gung. Dafür ent­wi­ckelt und betreibt der deut­sche Dienst Kon­nek­to­ren, Auto­ma­tis­men und Schnitt­stel­len.

Der­zeit wer­den von mehr als 900 Por­ta­le Bele­ge abge­holt. Die Top 25 sind laut Dienst­leis­ter: Ama­zon und Ama­zon Busi­ness (Ein­kaufs­rech­nun­gen), Ama­zon Sel­ler Cen­tral (Gebüh­ren­rech­nun­gen), Ado­be, DHL Geschäfts­kun­den­por­tal, DHL MyBill, DHL e‑Billing hub, UPS, Deut­sche Tele­kom, Voda­fone, O2, 1und1, Micro­soft Office 365, Cong­star, Mol­lie, win­Sim, Upwork, Enva­to, Sip­ga­te, easy­bill, Send­Grid, Payo­ne, Lekkerland24, HP Instant Ink, Drop­scan, Lin­ke­dIn.

invoice­fet­cher Dash­bord (Rech­nun­gen unsor­tiert)

Rech­nun­gen, die per E‑Mail ein­tref­fen, lei­tet man ent­we­der regel­ge­steu­ert auf dem Mail­ser­ver oder im Mail-Pro­gramm an *@invoicefetcher.email wei­ter oder lässt sie gleich dort­hin ver­sen­den. Rech­nun­gen die kei­ne PDF Anla­ge haben, macht invoice­fet­cher direkt zu einem PDF. Die wei­ter­ge­lei­te­ten Mails hebt der Dienst dau­er­haft auf.

Belege automatisch für die Verbuchung auf dem PC laden

invoice­fet­cher kann auto­ma­tisch die Bele­ge auf dem eige­nen SFTP-Ser­ver able­gen und doku­men­tie­ren. Die­ser Pro­zess läuft alle 30 Minu­ten auto­ma­tisch.

Zum Ende des Jah­res 2021 sol­len noch eine direk­te Anbin­dun­gen an Next­cloud, Drop­box, Micro­soft One­Dri­ve, Goog­le GDri­ve und BOX geben.

Um die Bele­ge auto­ma­tisch vom Ser­ver zum PC zu über­tra­gen nutzt man am bes­ten das Pro­gramm Win­SCP (kos­ten­los).

Nach­dem die Sit­zung zum Ser­ver ange­legt wur­de, wird der Sit­zungs-Code erstellt.

Sit­zung → Sit­zungs-Url/ ‑Code erzeu­gen

Der Code wird in die Zwi­schen­ab­la­ge kopiert und in ein Text­edi­tor ein­ge­fügt. # Eige­ner Befehl 1 und # Eige­ner Befehl 2 wird ersetzt mit:

get /eigener Pfad/invoicefetcher2Belegeingang/*.pdf B:\eigenes Verzeichnis\RechnungsEingang\
rm /eigener Pfad/invoicefetcher2Belegeingang/*.pdf 

Mit get /eigener Pfad /*.pdf wer­den alle Bele­ge abge­holt und mit rm wer­den alle Bele­ge auf dem Ser­ver nach dem Down­load gelöscht.

Ent­we­der packt man die Befehls­zei­le in eine Batch-Datei und ruft sie manu­ell nach Bedarf auf, oder erstellt eine Auf­ga­be in der Com­pu­ter­ver­wal­tung und läßt sich ein­mal am Tag alle neu­en Bele­ge über­tra­gen.

Verbuchung in Lexware buchhaltung mit Belegbild

Mit Hil­fe der zuvor ange­leg­ten Buchungs­vor­la­gen ist die Ver­bu­chung schnell erle­digt.

Ver­bu­chung der zuvor von invoice­fet­cher ein­ge­sam­mel­ten Bele­ge mit Buchungs­vor­la­ge.

Wenn die Bele­ge kre­di­to­risch ver­bucht wer­den, kön­nen die Rech­nun­gen (auto­ma­tisch mit Skon­to­ab­zug) mit dem Online-Ban­king-Modul von Lex­wa­re bezahlt wer­den.

Wer die Bele­ge par­al­lel in ein DMS schie­ben möch­te, wählt einen ande­ren Ord­ner für den Down­load und ver­teilt mit einem klei­nen Power­shell-Script die Datei­en. Ein­mal in den Ord­ner zum Ver­bu­chen für Lex­wa­re und ein­mal in den über­wach­ten Ord­ner des DMS zur Archi­vie­rung.

Copy-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* C:\derPfadzumOrdner\Rechnungen2Buchhaltung\
Move-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* F:\ecoDMS\workdir\scaninput

Fazit

Der beson­de­re Vor­teil aus der Kom­bi­na­ti­on von invoice­fet­cher und Lex­wa­re buch­hal­tung ist, dass kei­ne Bele­ge ver­ges­sen wer­den und kei­ne Zeit auf­ge­wen­det wer­den muss, um die­se mühe­voll abzu­ho­len.

Mit den Buchungs­vor­la­gen in Lex­wa­re buch­hal­tung kön­nen Bele­ge schnell ver­bucht wer­den. Mit dem Online­ban­king-Modul von Lex­wa­re kann die Zah­lung vor­ge­nom­men wer­den, eine wei­te­re Ban­king­soft­ware ist nicht nötig.

Sie arbei­ten mit Lex­wa­re buch­hal­tung und invoice­fet­cher effi­zi­en­ter und kön­nen vie­le Arbeits­schrit­te ein­spa­ren.

Unterstützung

Wir sind Lex­wa­re Sil­ber Part­ner, JTL-Ser­vice-Part­ner und ecoDMS Resel­ler. Sehr gern rich­ten wir Ihnen alles Not­wen­di­ge ein, hel­fen bei der Instal­la­ti­on und Ein­rich­tung von JTL-Wawi, ecoDMS sowie Lex­wa­re.